Private AIBox · Einstieg über AI Service

Der Techniker spricht. Der Bericht ist fertig.

Private AI für HVAC-Betriebe: Serviceberichte aus Sprachnotiz, strukturierte Offerten und Firmenwissen – mit lokaler oder in der Schweiz betriebener Bereitstellung und Integration in Ihre Prozesse.

  • Für Schweizer KMU
  • Start mit einem Workflow
  • Daten unter Ihrer Kontrolle

Typische Engpässe in HVAC-Betrieben

Viele Heizungs-, Lüftungs- und Klimafirmen verlieren Zeit in wiederkehrenden Aufgaben – nicht an der Anlage, sondern im Büro und in der Nachbereitung.

  • Berichte nach Feierabend

    Techniker schreiben Serviceberichte manuell aus Notizen und Fotos – oft erst spät am Tag.

  • Überfüllte Posteingänge

    Anfragen, Reklamationen und Servicefälle landen unsortiert im gleichen Postfach.

  • Langsame Offerten

    Angebote entstehen Stück für Stück aus E-Mails, Skizzen und Rückfragen – ohne klare Vorlage.

  • Verstreute Dokumentation

    Hersteller-PDFs, Garantiebedingungen und Projekthistorie liegen in Ordnern, Mails und Ablagen.

  • Doppelte Datenerfassung

    Dieselben Angaben wandern von Notiz zu Bericht, CRM und ERP – mit Fehlerrisiko.

  • Wissen in Köpfen

    Wenn erfahrene Mitarbeitende fehlen, fehlen auch Antworten zu Anlagen, Abläufen und Historie.

Drei Lösungen für Büro und Service

Die Private AIBox bündelt Automatisierung und Firmenwissen. Viele Betriebe starten mit AI Service – und erweitern später um Office und Knowledge.

AI Office

Weniger Administration. Schnellere Angebote. Kein Kundenkontakt geht verloren.

Für Administration, Verkauf und Kundenservice: eingehende Anfragen strukturieren, Entwürfe vorbereiten und Follow-ups nicht vergessen.

  • Klassifikation von E-Mails nach Angebot, Reklamation und Service
  • Entwürfe für Antworten und Offerten-Eingaben
  • Automatische Follow-up-Erinnerungen
  • Übergabe an die richtige Person im Team
  • Anbindung an Microsoft 365, CRM oder ERP – nach Abstimmung
Vorher / Nachher anzeigen

Vorher

Anfragen bleiben liegen, Offerten verzögern sich, Follow-ups hängen an Einzelpersonen.

Nachher

Anfragen werden erkannt, Entwürfe liegen bereit, Erinnerungen greifen – das Team entscheidet und versendet.

Pilot zu diesem Thema besprechen

AI Knowledge

Technisches Wissen in Sekunden statt langes Suchen in Ordnern und PDFs.

Private Wissensbasis für Büro und Service: Antworten aus internen Dokumenten und Projekthistorie – mit Quellenangabe.

  • Suche in Herstelleranleitungen und PDFs
  • Garantiebedingungen und interne Verfahren
  • Projekt- und Servicehistorie
  • Antworten mit Angabe der Quelle
  • Zugriff nach Rolle steuerbar
Vorher / Nachher anzeigen

Vorher

Wissen steckt in Ordnern, Mails und bei wenigen Personen – Suchen kostet Minuten bis Stunden.

Nachher

Fragen werden gegen Ihre Dokumente beantwortet – mit nachvollziehbarer Quelle und klaren Zugriffsregeln.

Pilot zu diesem Thema besprechen

Illustratives Beispiel – kein reales Case Study

Beispielszenario

HVAC-Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden

Vorher

  • Techniker senden Notizen und Fotos an die Administration
  • Berichte werden manuell nachbereitet
  • Informationen erreichen Kunden und Systeme verzögert

Nachher

  • Techniker spricht eine kurze Notiz ein
  • Die AIBox erstellt den Berichtsentwurf
  • Administration prüft und gibt frei
  • Daten fliessen in das vereinbarte System

Beispielhafte HVAC-Abläufe

Konkrete Prozesse, die sich in vielen Betrieben mit 5–150 Mitarbeitenden wiederholen – visualisiert ohne Technikjargon.

Kundenanfrage per E-Mail
  1. E-Mail trifft ein
  2. Klassifikation
  3. Antwortentwurf
  4. Zuweisung an Mitarbeitende
Offertenanfrage
  1. Anfrage erfassen
  2. Daten extrahieren
  3. Offerten-Entwurf
  4. Follow-up planen
Servicebericht aus Sprache
  1. Sprachnotiz
  2. Transkription
  3. Bericht strukturieren
  4. PDF oder ERP-Eintrag
Fotos vom Einsatz
  1. Fotos aufnehmen
  2. Auftrag zuordnen
  3. Bericht ergänzen
  4. Freigabe
Technische Frage
  1. Frage stellen
  2. Suche in Anleitungen
  3. Antwort mit Quelle
  4. Weitergabe an Team
Nach dem Service
  1. Auftrag abgeschlossen
  2. Kunde informieren
  3. Nächste Wartung erinnern
  4. Historie speichern

Klarheit vor dem Start

Ohne erfundene Referenzen oder Kennzahlen: so läuft die Zusammenarbeit – nachvollziehbar und ohne Verpflichtung zum Gesamtprojekt.

Wie ein Pilotprojekt abläuft

Gemeinsam wählen wir einen Workflow, legen Erfolgskriterien fest und testen ihn im Alltag. Erst danach entscheiden Sie über den nächsten Schritt.

Was nach der Installation passiert

Die AIBox wird in Betrieb genommen, vereinbarte Systeme angebunden und Ihr Team kurz eingeführt – mit klaren Ansprechpartnern.

Was Support umfasst

Betrieb, vereinbarte Updates und Supportkanäle nach Betriebsmodell. Umfang und Reaktionszeiten werden schriftlich festgehalten.

Was unter Ihrer Kontrolle bleibt

Ihre Dokumente und Betriebsdaten bleiben in der von Ihnen gewählten Umgebung. Keine Nutzung zum öffentlichen Training von Modellen.

So arbeiten wir zusammen

Sie müssen nicht alles auf einmal automatisieren. Viele Betriebe starten mit einem klaren Workflow.

  1. Kostenlose Prozessanalyse

    Wir klären Ihre Abläufe, Systeme und Prioritäten – ohne Verpflichtung zum Gesamtprojekt.

  2. Auswahl geeigneter Workflows

    Gemeinsam wählen wir den ersten Prozess mit messbarem Nutzen für Büro oder Service.

  3. Pilotprojekt

    Ein begrenzter Pilot zeigt, ob der Ablauf im Alltag trägt – mit klaren Erfolgskriterien.

  4. Installation und Integration

    Bereitstellung der AIBox und Anbindung an vereinbarte Systeme wie Microsoft 365, CRM oder ERP.

  5. Betrieb, Support und Weiterentwicklung

    Laufender Betrieb, Updates nach Absprache und schrittweise Erweiterung um weitere Prozesse.

Deployment nach Ihren Datenschutz- und Infrastrukturvorgaben – lokal oder in der Schweiz betrieben.

Private AIBox – Ihr zentrales AI-System

Die Private AIBox ist ein dediziertes AI-System für Ihr Unternehmen: Automatisierung, Wissen und Integrationen an einem Ort – betrieben nach Ihren Datenschutz- und Infrastrukturvorgaben.

  • Dediziertes System für Ihre Firma
  • Betrieb auf Hardware mit GPU – vor Ort, auf dediziertem Server oder in abgestimmter Schweizer Infrastruktur
  • Zentrale Plattform für Workflows und Firmenwissen
  • Betrieb und Wartung durch Talko Solutions

AIBox Compact

Kompakte Geräteklasse für kleinere Teams und gezielte Pilotprozesse – geeignet, wenn der Einstieg schlank bleiben soll.

AIBox Tower

Tower- oder Servervariante für höhere Last, mehr Nutzer und umfangreichere Dokument- und Integrationslandschaften.

Die konkrete Konfiguration wird nach der Prozessanalyse gewählt – abhängig von Nutzerzahl, Dokumentenmenge, Integrationen und erwarteter Last. Wir nennen keine Leistungsversprechen ohne Messung.

Sicherheit und Datenschutz

Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Wir treffen keine pauschalen Rechts- oder Zertifizierungsversprechen – sondern klare Betriebsprinzipien.

  • Kontrolle über Daten und Zugriffe in Ihrer Organisation
  • Lokale oder in der Schweiz betriebene Bereitstellung möglich
  • Rollenbasierte Zugriffsbeschränkung
  • Verschlüsselte Verbindungen
  • Backup und Monitoring nach vereinbartem Betriebskonzept
  • Updates nach abgestimmten Regeln
  • Keine Nutzung Ihrer Kundendaten zum öffentlichen Training von Modellen

Investition

Kein starrer Listenpreis für jedes Setup. Nach einem kurzen Erstgespräch und der Prozessanalyse erhalten Sie eine individuelle Offerte.

Individuelle Offerte nach Prozessanalyse

Umfang, Hardwarevariante und Betriebsmodell hängen von Nutzern, Dokumenten und Integrationen ab. Preise nennen wir erst nach Klärung Ihres Einstiegsprozesses – nicht als pauschale Listenwerte.

Pilotprojekt besprechen

Häufige Fragen

Läuft die AIBox vollständig lokal?

Ja, eine vollständig lokale Bereitstellung ist möglich. Je nach Absprache kann der Betrieb auch auf dedizierter Hardware oder in Schweizer Infrastruktur erfolgen. Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.

Können bestehende ERP- oder CRM-Systeme integriert werden?

In vielen Fällen ja – der Umfang hängt von Schnittstellen und Prozessen ab. Integrationen werden im Pilot und in der Analyse konkret bewertet, nicht pauschal versprochen.

Muss unser Team technische AI-Kenntnisse haben?

Nein. Ziel ist ein Alltag ohne AI-Spezialwissen: klare Oberflächen, abgestimmte Workflows und Betrieb durch Talko Solutions.

Können wir mit nur einem Workflow starten?

Ja. Empfohlen ist der Start mit einem Prozess – zum Beispiel Serviceberichte oder E-Mail-Klassifikation – und spätere Erweiterung.

Wie werden Updates und Support organisiert?

Updates und Support folgen einem vereinbarten Betriebsmodell: Zeitfenster, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege werden vor dem Go-live festgehalten.

Was passiert mit unseren Dokumenten?

Dokumente bleiben in Ihrer kontrollierten Umgebung. Sie dienen der Beantwortung und Automatisierung in Ihrem Kontext – nicht dem öffentlichen Training von Modellen.

Funktioniert die Lösung mit Microsoft 365?

Microsoft 365 ist ein häufiges Integrationsziel. Ob und wie E-Mail, Dateien oder Kalender angebunden werden, klären wir anhand Ihrer Mandanten- und Sicherheitsvorgaben.

Wie lange dauert ein Pilotprojekt?

Typischerweise wenige Wochen bis einige Monate – abhängig vom gewählten Workflow, Datenlage und Integrationsaufwand. Den Zeitrahmen legen wir in der Prozessanalyse fest.

15 Minuten Erstgespräch

Kurz Ihren Betrieb und den gewünschten Einstieg beschreiben – z. B. AI Service. Wir melden uns für ein strukturiertes Gespräch ohne Verkaufsdruck.